書類は勝手に捨てちゃダメ!?関係する法律と年数をチェック！

キャビネットがいっぱいになってきたけど、この書類って捨てていいのかな？

経理書類じゃなければ別にいいよね…

いやいや、お仕事の書類は、そうもいかないんです。

ご自分の仕事が関係する法律と、定められた保存年数を確認しましょう。

何年保存するかは法律を確認する

お仕事で使う書類には、法定保存年限が決められています。

法定保存年限

法人税法、会社法、労働基準法などの法律に基づき、事業者が作成・受領した書類（帳簿、領収書、契約書など）を最低限保存しなければならない期間のこと。主に税務調査や労務問題発生時の証拠能力を持つため、内容により5年・7年・10年・30年・永久保存などと定められている。

代表的なのが、経理書類。

所得税法で7年、法人税法で10年などと決まっています。

従業員を雇用している場合は入社関係書類や労働契約書、従業員名簿などは労働基準法により退職後3年。

カルテは医療行為があれば5年ですが、医療行為が伴わなければ、特に定めはありません。

では、定めがない場合はどうすれば良いのでしょうか。

法律に該当しない場合は自分で決める

法律で決まっていないとはいえ、すぐに廃棄してしまうとトラブルがあった時に困りそう…

そんな時は、自分で「うちは◯年保存です」と決めてしまいましょう。

先ほどのカルテの場合、コーチングなどでは法定保存年限がありません。

業界団体で決められていれば、それに従うのがベストです。

が、それもわからない場合はトラブル防止の観点から、

・エステサロンのカルテと同じ最終来店日から5年

・契約書の保管義務と同じで7年

などと決めるもの手です。

人によっては余裕を見て10年という方もいますし、廃業するまで持っておくという方もいます。

ポイントは根拠に基づいて仮で良いからルールを決めること。

そして、決めたら守ることです。

ルールを決めたら守る仕組みにする

ルールを決めたらそれを明文化します。

一番良いのは文書管理規定を作ることですが、一覧表にしておくだけでも未来の自分とスタッフが安心です。

調査がきても、◯年保存とルールを決めているので廃棄しています、と根拠がいえたらOKな場合もあるのです。

逆に廃棄漏れがあると、例えば「個人情報を不正に所持している」とみなされることも。

ルールとして保存年数を決めたら、合わせてルール通りに廃棄できる仕組みも作っておきましょう。

ご自分が持ってる書類、そんな視点で見たことないわ、という方はぜひ関係する法律からチェックしてみてくださいね。