容量不足も怖くない!?フォルダ管理は年度が一番上！

気づけばパソコンやクラウドの容量がいっぱい！

減らさないといけないけど、どれを削除していいのかわからない…

一つ一つファイルを開いて確認するのは手間がかかりますよね。

業務の種類でフォルダを作ってファイルをどんどん貯めていく。

仕事の流れとしてはスムーズですが、量が増えるにつれ管理が煩雑になります。

ポイントはトップに年度のフォルダを作って、その中に業務のフォルダを入れること。

◯年立ってるから削除！が迷いなくできますよ。

フォルダの一番上は年度で分ける

「フォルダ」はパソコンを机に例えると、書類トレイや引き出しに当たるところ。

サーバやクラウドはスペースが広い、書庫や外部倉庫のイメージです。

データフォルダは階層があり入れ子式になっているところが、紙とは違うところです。

例えば昨年作成したデータは2025年フォルダを作って入れます。

必要であればその中で業務ごとに分けてフォルダを作っていきます。

今年も同じファイルを使うときは、2025年フォルダの中のファイルをコピーして2026年フォルダの中に保存。

修正や上書きはコピーした方のファイルで行い、2025年フォルダの中のファイルは上書きしません。

これを年度が変わるたびに繰り返していけば、作成年度・利用年度でフォルダ分けすることができます。

そして2年以上前のフォルダは、外付けメディアやクラウドなど、バックアップのみにあればOK。
画像で言えば、2024年度フォルダはPC本体からは削除してOKです。

2年以上前のファイルを見る確率は1％

なぜかというと、ファイリングの業界では有名な「ナレムコの統計」では事務員がよく見る文書の99%は作成・収集されてから1年以内。

2年以上前のものは滅多に見ないし、利用されていないんですね。

この辺りは経験でお分かりかもしれません。

紙のファイリングでも、

と、運用も言葉も分かれています。

『基礎から学ぶトータル・ファイリングシステム　〜ファイリング・デザイナー検定２級テキスト〜』一般社団法人日本経営協会　より

データも同じで、昨年度のものはすぐみられるよう手元（例えばPC内）においておく。

２年以上前のものは外付けメディアやクラウドに保存しておけば、容量的にも動作的にも無駄がありません。

紙の文書はいかに捨てていくかが大事で、

デジタルはいかに必要なものを保存していくかが大事。

そうは言ってもクラウドも容量が増えると経費が嵩みますから、法定の保存期限が過ぎたら削除していくほうが経済的ですよね。

この流れを作るには書類保存箱に入れる要領で、階層のトップに年度のフォルダを作って入れる運用にするとスムーズです。

すでにカオスで…という方は30分無料相談をご活用くださいね。